Guia Organização
e Processos

O lucro oculto

A organização e processos é essencial para que sua equipe possa ser totalmente integrada e também para ajudar a melhorar seus produtos e serviços por meio do gerenciamento de seus sistemas e operações. Hoje em dia, não basta apenas entregar um produto ou serviço eficiente, temos que pensar em gestão de processos.

O que é Organização e processos? 

A organização e processos faz a junção de gestão de negócios e tecnologia da informação, dessa forma, as empresas conseguem deixar seus resultados devidamente otimizados, o que permite trazer melhorias aos processos de negócios.

Existe uma maneira mais simples de compreender o conceito de gestão por processos, por exemplo, trata-se da interação entre as atividades que são realizadas em diversos departamentos, também pode ser entendido como uma alternativa ao modelo gerencial por departamentos.

A cada ano que passa, esta alternativa é cada vez mais difundida e adotada por empresas de diversos tamanhos e segmentos, até porque hoje não há mais como fazer com que as atividades sejam entregues por apenas uma única área. Podemos encontrar nas empresas, um amplo envolvimento que abrange diversas áreas e processos. 

Já os processos organizacionais, fazem uma referência à sua rotina, ou seja, à sua organização de seu dia a dia, devemos ressaltar que há uma diferença entre "processos de decisão estratégica", esta parte costuma ser gerenciada por diretores da alta direção da empresa.

Muitas empresas estão se preocupando perfeitamente em manter a gestão especificamente desses processos, afinal, sabemos que é necessário fazer revisões, melhorias, deixar padronizados as operações, assim, conseguimos garantir a participação de todos os envolvidos independente de sua hierarquia dentro da empresa. 

Somente por meio de organização e processos é possível garantir a qualidade, e atuar na promoção do comprometimento de todas as equipes, um bom CRM (Customer Relationship Management) ou sistema de automação deve proporcionar esta integração entre as equipes, e assegurar bons resultados para a empresa e aos clientes. 

O que é preciso para usar a SharpSpring?

Primeiramente, você deve ser uma agência interessada em se tornar parceira da SharpSpring, e depois se cadastrar para conhecer a versão de demonstração e poder observar na prática como você pode utilizar este software para automação. 

Para usar a SharpSpring você deve ter um certo domínio de vendas e de marketing digital para conseguir ter controle completo de sua equipe de vendas. A SharpSpring é uma ferramenta que tem como principal objetivo ajudar a alavancar o relacionamento entre marcas e consumidores.

Podemos ajudá-lo(a) a realizar ações transformadoras que vão permitir maior produtividade e rentabilidade, graças ao software SharpSpring é possível ter rentabilidade sem ter que elevar seus custos operacionais, as agências são livres para fazer o cálculo do preço para seus consumidores finais.

Se você tem uma alta carteira de clientes e necessita de um software de automação de marketing que melhore a qualidade de seus serviços, com este sistema é possível conseguir contratos mais duradouros. Os recursos que a SharpSpring possui é o diferencial que sua agência necessita para mostrar aos seus clientes.  

Por que é tão importante? 

A organização e processos é essencial para diferenciar sua empresa perante um mercado que se encontra extremamente concorrido, esta gestão facilita a integração entre equipes, o que permite melhorar até mesmo a comunicação interna entre os segmentos. 

Um gestor consegue interligar e alinhar todos os processos, com isso, sua empresa pode se tornar na principal escolha de seus clientes, veja abaixo, porque a gestão de processos é de suma importância para empresas de todos os tamanhos e segmentos: 

  • é possível ter maior foco no trabalho;

  • instalar uma estratégia organizacional mais consistente;

  • deixar a organização mais simples, ágil, flexível;

  • sua gestão torna-se fácil graças ao indicador de desempenho;

  • manter instrumentalizado a abordagem aos novos clientes. 

Caso não haja uma gestão de processos competente, sua empresa pode acabar perdendo clientes, a política dentro das empresas deve ser sempre efetiva, e os gerentes devem fazer com que seus funcionários sejam familiarizados com tais processos.

O que acontece quando não há uma boa gestão de processos? 

A organização e processos também é útil para fazer com que seu cliente comece a enxergar maior valor em seus produtos ou serviços, e o próprio cliente vai começar a perceber que sua empresa tem uma organização completa. 

Podemos citar claramente como exemplo as gigantes da telecomunicação, todas praticamente oferecem os mesmos serviços, porém o que faz com que uma seja diferente da outra? É justamente a questão da gestão e no atendimento que essas empresas se destacam e se diferenciam entre si. 

Para ter sucesso com as demandas de seu cliente, sua empresa deve capacitar os funcionários para que os mesmos possam entender plenamente os processos que sua empresa executa, assim, o número de falhas tende a diminuir. 

Mesmo que seja um atendente de telemarketing, este também deve ter um bom treinamento para fazer com que sua empresa seja destaque no atendimento e conseguir boas notas em canais como o Reclame Aqui, determinados segmentos como o de tecnologia requer treinamento constante pois a tecnologia está sempre em mudança. 

Como posso implantar no meu negócio? 

De acordo com o presidente da Software AG, para ter sucesso na implantação de gestão de processos, sua empresa deve ter alinhado a estrutura de TI com seu negócio, essa necessidade de alinhar se deve pelo fato de que os sistemas são antigos e não estão alinhados devidamente.

Muitas empresas sabem que informação é poder, e que por isso, se você é gestor é necessário deixar suas informações indexadas para facilitar o acesso, com sistemas mais modernos esta localização tornou-se uma realidade possível. 

Com sistemas como a SharpSpring, as informações encontram-se automatizadas, e todas as equipes que estão envolvidas no projeto podem visualizar estas informações por meio de um simples usuário e senha. Sua operação é mais eficiente e há uma melhora na comunicação com seu cliente final.

Apesar de ter vários CRMs disponíveis no mercado, este processo ainda é um pouco lento e demorado, mas já existem diversos tutoriais com materiais ricos que ensinam a realizar a implantação em sua empresa, podemos utilizar por exemplo, apostilas e planilhas ou também aplicar a metodologia SIPOC. 

O que é a metodologia SIPOC?  

É uma ferramenta que mostra os resumos de entrada e de saída, entre um ou mais processos sob a forma de tabela, veja o significado desta sigla sigla SIPOC significa suppliers (fornecedores), inputs (entradas), process (processo), outputs (saídas) e customers (clientes), todos os dados ajudam a compor esta tabela. 

Esta ferramenta ajuda a trabalhar na melhoria de processos, tal ferramenta existe desde 1980 e é bastante utilizada mesmo nos dias de hoje, também pode ser aplicada em Six Sigma. Com SIPOC, é possível trabalhar com gestão da qualidade e também com gestão de processos e de negócios. 

Assim, podemos colocar as necessidades de nosso cliente sempre em primeiro lugar, veja em quais momentos sua empresa pode fazer uso dessa ferramenta e ter melhor aproveitamento com os dados que a mesma apresentar: 

  • conseguimos ter uma visão geral de pessoas que não conseguem se familiarizar com os processos; 

  • avisar sobre possíveis mudanças e processos descontinuados;

  • auxiliar pessoas a criarem um novo processo. 

Os aspectos do SIPOC podem não acabar sendo aparentes em primeiro momento, mas são de extrema necessidade para fazer com que sua empresa tenha sucesso na organização e processos, que hoje em dia, são primordiais para empresas de vários tamanhos e segmentos. 

Como potencializar a gestão por processos?

Dentro de organização e processos, tornar potencializado os procedimentos que sua empresa executa não é tarefa fácil, mas podemos incluir algumas dicas que podem ser úteis para todas as áreas da empresa, afinal, como se sabe gestão de processos está em vários setores.

Alguns cuidados podem ser tomados para melhorar seus processos internos, confira algumas medidas que você pode incluir e depois não esqueça de medir seus resultados para ver se obteve êxito ou não: 

Faça mapeamento de fluxos

Dentro do mapeamento também podemos incluir a identificação de processos, existem determinadas empresas que podem optar por trabalhar com um modelo conhecido como Processo Ponta-a-Ponta, o futuro dos processos depende das opiniões de cada uma das pessoas envolvidas. 

Tenha tecnologia moderna e adequada 

Para ajudar em organização e processos um bom CRM como o BPMS (Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio), pode sim fazer muita diferença, atualmente, as empresas contam com sistemas tecnológicos de gestão empresarial, que permitem automatizar atividades e fazer com que fique mais simples a execução de processos.

Utilize novos canais para comunicação 

Ter uma comunicação acessível e flexível é primordial para você que não quer perder clientes, graças à internet, podemos encontrar muitos CRMs que permite uma boa integração entre redes sociais, manter o diálogo interno e externo ajuda a garantir o sucesso de todas as etapas de seu processo.

Deixe dinamizado as atividades 

Ao dinamizar as atividades dos funcionários, é possível transformá-las em algo mais simples, as plataformas em nuvem são um ótimo recurso para quem quer dinamizar as atividades dentro da empresa. Com as informações on-line totalmente disponíveis seus funcionários podem até trabalhar remotamente. 

Utilize o P.D.C.A

Com relação à melhoria, não adianta somente incluir data e horário marcado, temos que fazer com que este processo seja contínuo, é necessário planejar e implementar constantes mudanças que fazem parte da rotina de qualquer empresa dos mais variados segmentos. 

O que é o BPMS?

É um software que é utilizado dentro da gestão de processos, e que permite realizar todas as etapas necessárias para que sua empresa possa alcançar os melhores resultados. Com este software conseguimos fazer a automatização de muitas tarefas ao mesmo tempo. 

Dessa forma, temos capacidade para melhorar o controle e o planejamento de maneira significativa, este sistema pode traduzir o planejamento estratégico de uma companhia de maneira que podemos perceber sua execução no dia a dia. Veja quais motivos podem levar uma empresa a adotar este sistema: 

  • fazer automatização de múltiplas tarefas; 

  • ter uma melhor eficiência;

  • diminuir os custos;

  • elevar a produtividade de seus colaboradores;

  • conseguir uma visão de melhoria que seja contínua. 

A redução de custos é a palavra-chave para qualquer empresa que deseja se manter na crise, e os sistemas de automação foram criados justamente para facilitar o trabalho de grandes equipes e com isso, também é possível diminuir desperdícios. 

Este é um trabalho árduo se você possui interesse em entrar nesta área de gestão de processos para ajudar a modernizar sua empresa por meio da automação, saiba que há muito trabalho a ser feito e quanto mais você aprende mais tem trabalho para realizar. 

O que é o P.D.C.A? 

Trata-se de uma ferramenta de qualidade que é útil para realizar controle de processos, seu foco principal é proporcionar solução de problemas, estes problemas são comuns entre empresas. Esta ferramenta se divide em 4 partes, veja quais são:

P de planejar

Ao fazer a seleção de um determinado processo, atividade ou mesmo uma máquina, temos que saber quais serão as medidas claras e executáveis, tais medidas devem sempre ter foco nos melhores resultados para que a empresa possa se destacar perante seus concorrentes.

D de fazer 

Do verbo em inglês Do, se refere à implementação do plano a ser elaborado e acompanhamento durante todo o processo, uma empresa que deseja ser mais organizada, deve se preocupar em manter o acompanhamento de todos os processos.

C de verificar 

Em inglês quer dizer check, aqui temos que fazer a análise de todos os resultados obtidos do plano que já se encontra em andamento, caso seja necessário, é possível reavaliar o plano com o auxílio de todas as equipes participantes. 

A de agir 

Após saber que conseguiu obter o sucesso desejado, chegou a hora de entrar em ação, a palavra A em inglês quer dizer act, com seu processo devidamente documentado, agora é hora de transformá-lo em um novo padrão e chamar a atenção de novos clientes e também dos antigos. 

Quando uma empresa detecta um problema e consegue solucionar, seu índice de qualidade aumenta respectivamente, o ciclo PDCA também pode ser aplicado se houver necessidade de induzir melhorias dentro da empresa, com isso, as diretrizes de controle podem ser aprimoradas. 

Porque sua empresa deve usar o PDCA?

Quando falamos sobre organização e processos, a ferramenta de qualidade PDCA é uma das mais conhecidas do mercado atualmente, a própria ISO 9001:2015 reconheceu esta ferramenta como uma excelente opção para auxiliar na resolução de problemas.

De acordo com a ISO, os gestores conseguem aplicar esta ferramenta em qualquer processo do SGQ, podemos inclusive, deixar organizado as tratativas sobre não conformidade, assim, conquistamos processos cada vez mais eficazes na maioria das empresas. 

Se você trabalha com auditoria, saiba que é possível utilizar a técnica de PDCA dentro de sistema de gestão de qualidade, graças às inovações tecnológicas, já se pode acessar um sistema como este de qualquer lugar do mundo. Isso tem ajudado diversos funcionários e gestores que não podem estar presencialmente em seu local de trabalho.  

Todas as empresas, não importa o tipo de segmento, tamanho de funcionários ou localização, podem utilizar organização e processos em seu ambiente, trazendo melhorias para o desempenho de seus funcionários e melhorando até o clima dentro da companhia. 

Benefícios da gestão de processos 

Além de facilitar o dia a dia de todos os funcionários e gestores, a organização e processos podem trazer vários benefícios para a empresa, vamos mostrar a seguir alguns dos benefícios que sua empresa poderá usufruir ao adotar uma boa gestão de processos:

Traz estímulo para integração entre equipes 

Quando as equipes são integradas, a empresa conquista uma maior visibilidade, se fosse focado somente na gestão, poderíamos encontrar apenas uma percepção de tudo que necessita ser executado, com o auxílio das equipes esta percepção é ampliada. 

Eleva a produtividade

Se sua empresa vai realizar a automatização em determinados segmentos, é necessário ter muito conhecimento sobre como o segmento funciona, logo, quando há uma gestão por processos os resultados tornam-se mais fáceis de identificar, podemos saber quais são as possibilidades de investimentos e de automação entre etapas. 

Redução drástica de custos 

Sabemos que, onde há gargalos os desperdícios podem ser maiores, e se existe desperdício as chances de ter prejuízo também são altas, ao utilizar um fluxo de trabalho que realmente funciona a empresa passa a economizar, e todos em sua volta percebem que há uma maior economia com os recursos que a empresa utiliza. 

Maior robustez

Se uma empresa quer mirar no crescimento, esta também deve ter uma boa estrutura, seu desenvolvimento deve ser acelerado e ao mesmo tempo sustentável, caso haja falta de robustez, pode ser que sua empresa não consiga obter o crescimento esperado. 

Este evento pode ocorrer quando a empresa se mantém desorganizada e pouco estratégica, a robustez garante maior segurança aos seus colaboradores e também contribui para que estes possam permanecer na empresa por mais tempo. 

Erros que devemos evitar na gestão de processos

Quando fazemos a gestão da organização e processos, podemos encontrar possíveis falhas no decorrer do caminho, isso se deve a alguns erros comuns que gestores iniciantes podem cometer na hora de começar a organizar sua empresa. Veja os erros mais populares entre os gestores de processos que você deve ficar longe: 

Ter pouca informação para analisar 

A falta de informação é um problema em todas as áreas de nossa vida, e não apenas no ambiente corporativo, a análise é essencial pois ajuda a dar direcionamento para a atuação do projeto e se não há informação suficiente pode apresentar falhas no processo de mapeamento. 

Os processos podem ser divergentes 

Se você tem um bom fluxo de trabalho isso quer dizer que, seus passos estão seguindo para a mesma direção, os processos divergentes costumam ocorrer quando há pontos conflitantes entre os setores das empresas, por exemplo, pode ter conflitos entre investimentos e redução de custos. 

Não ter nenhuma flexibilidade 

A gestão de processos no fluxo de trabalho somente passa a ter efeito quando todas as pessoas estão dispostas a aceitarem as mudanças que serão estabelecidas, se sua empresa encontra-se totalmente inflexível para mudanças na organização e processos, estes por sua vez, podem acabar engessados. 

Falta de alinhamento com objetivos estratégicos 

Se você pretende executar diagnóstico, planejamento, mensuração e execução, todas essas atividades devem ter um objetivo em comum, quando o projeto está em evolução caso não seja alinhado corretamente com as outras atividades, pode trazer mais problemas do que soluções. 

Não fazer investimento em automação

Sistemas de automação de marketing, como a SharpSpring por exemplo, podem ajudar e muito o dia a dia de uma empresa, diferentes setores já conseguem comprovar a eficácia de um sistema que automatiza informações em seus processos. Um sistema como este facilita a comunicação interna e proporciona uma melhor análise dos dados. 

Mentoria e coaching para a gestão de processos 

Não há como fazer a organização e processos de uma empresa se você não dispõe de conhecimento suficiente, por isso, o serviço de mentoria neste caso se faz necessário. Já que um mentor possui experiência de mercado e também tem formação acadêmica na área que vai atuar.

Um mentor competente deve conhecer todas as etapas que envolvem a gestão de processos, e também mostrar quais são os principais CRMs do mercado e quais são as suas melhores funcionalidades, você deve ter acesso ao serviço de um mentor caso não tenha tempo suficiente de cuidar de todas as áreas de sua empresa. 

Seu mentor deve passar orientações e ainda faz a provocação de insights, este profissional também deve apresentar exemplos do mundo corporativo para servir de cases e mostrar na prática que organização e processos de fato funciona. Veja quais são os principais benefícios de uma mentoria para empresas:

  • pode fornecer orientação com base em vivência de mercado;

  • as percepções e soluções são geradas a partir de situações que sua empresa está vivenciando; 

  • há um desenvolvimento de habilidades;

  • sua empresa encontra novos caminhos para processos;

  • é possível promover networking;

  • o plano de carreira é viável;

  • existem parâmetros para a gestão de crise.  

A mentoria deve ser utilizada sempre que houver necessidade para implantar gestão de processos e equipes de vendas, para fazer gestão de liderança, ou mesmo desenvolver perfil empreendedor, é possível encontrar agências que fazem este tipo de trabalho como também pedir auxílio de um profissional autônomo. 

Quais setores da economia podem ser atendidos?

Atualmente, qualquer empresa pode conseguir excelentes benefícios quando aplicada adequadamente a organização e processos dentro dos departamentos, os funcionários também devem sempre passar por reciclagem e capacitação quando houver necessidade para aceitarem melhor as mudanças.

Confira algumas áreas e segmentos que podem obter bons resultados com esse tipo de trabalho, ao pesquisar sobre um serviço de mentor peça para ver quais são os tipos de clientes que este costuma atender e qual seu período de experiência, conheça quais são os segmentos: 

  • Recursos humanos;

  • Farmácia;

  • Marketing digital;

  • E-commerce e varejo.

Esses são apenas alguns  exemplos, mas qualquer empresa que faça uso de sistema de automação e CRM podem se beneficiar quando contratar um profissional como este para atuar diretamente na gestão de processos. Um bom mentor também precisa ter conhecimento de sistemas como ERP, WMS, WCS, e-commerce, etc.

Benefícios do coaching

Não há apenas a mentoria, sua equipe pode se beneficiar também com o trabalho do coaching para implementar processos, é possível trabalhar com a mentoria ou de maneira individual, ambos os profissionais podem focar no desenvolvimento de habilidades, o que possibilita que seus colaboradores sejam mais eficientes em suas atividades.

Assim como o mentor, existem diversas áreas em que o coaching pode ser útil, para seu conhecimento caso você tenha interesse em adquirir um serviço como este, veja quais são as áreas que este profissional pode ser útil:

  • vendas;

  • relacionamento profissional e pessoal;

  • gestão de equipes e liderança;

  • área de tecnologia da informação;

  • retenção de talentos;

  • recrutamento e seleção. 

Converse com sua equipe e com demais gestores para saber quais são os modelos de profissionais que sua empresa necessita neste momento de crise, lembre-se que uma gestão de processos é um investimento que vai ajudar a otimizar resultados e trazer melhorias para a comunicação interna. 

Saiba o que é planejamento estratégico 

A definição mais adequada para planejamento estratégico é trata-se de uma visão macro dos objetivos que uma empresa espera alcançar, este objetivo pode ser aplicado em todas as áreas da empresa, é possível aplicar por exemplo, quando uma empresa deseja atuar no comércio exterior.

Neste caso, o crescimento é feito de maneira progressiva, ou seja, você deve estipular o quanto pretende crescer em períodos menores, sua empresa pode conquistar pelo menos 8 clientes grandes em outros estados, para poder quebrar as metas você deve dividir em metas ainda menores. 

Por fim, seus objetivos podem ser divididos por níveis operacionais por meio de algumas perguntas é possível realizar o processo de desdobramento de maneira inteligente e sem correr risco de ter falhas, você pode se perguntar por exemplo, o que é necessário para poder obter outros contatos, ou ainda, como mudar os processos já existentes e como criar outros modelos, etc. 

Este é um processo que deve ser bem pensado e feito em equipe, pois em conjunto a etapa de tomada de decisão torna-se mais fácil, a organização e processos é um trabalho que tem tido bons resultados em empresas de vários tamanhos e segmentos, mas os gestores devem ter em mente que o acompanhamento se faz necessário. 

Com um bom planejamento, as empresas podem conseguir diversos objetivos sem se dar conta, apenas fazendo os controles necessários seja semanalmente ou mensalmente, não se esqueça de ser realista com suas metas para que seja algo que possa ser alcançável. 

Procure fazer uma análise de seu concorrente, e tente identificar como o mesmo procedeu com relação ao planejamento estratégico, grandes empresas já estão acostumadas com este tipo de planejamento e é possível consultar informações na internet a respeito de cases. 

8 motivos para fazer o planejamento estratégico

Definição de metas faz parte do dia a dia de qualquer empresa, e para não errar nesta definição utiliza-se o planejamento estratégico, há a possibilidade de definir por exemplo, como a empresa vai fazer a alocação dos recursos nos próximos meses, etc. Veja abaixo 8 motivos que fazem com que as empresas adotem este planejamento:

  • faça determinação de estratégias;

  • deixe estabelecido um plano tático para ações;

  • determine economia para tempo e espaço;

  • leve em consideração os movimentos de sua concorrência;

  • procure medir forças e fraquezas empresariais;

  • tenha acompanhamento de oportunidades e ameaças externas;

  • crie motivação e cooperação;

  • estabeleça foco nos resultados. 

Por meio de um método conhecido como SWOT, você pode fazer a análise de força e fraqueza, oportunidades e ameaças, é útil para empresas de qualquer tamanho e segmento, esta é uma ferramenta simples mas muito utilizada por quem faz o planejamento estratégico dentro do ambiente corporativo. 

Com base nas informações fornecidas por este método, podemos fazer reconhecimento de elementos internos e externos que podem acabar afetando o cumprimento objetivo de sua empresa. Através do SWOT, é possível ainda, definir quais serão as ações futuras que sua empresa pretende executar. 

Onde usar o método SWOT? 

Dentro do planejamento estratégico, sua empresa pode utilizar diversas ferramentas e métodos, que ajudam a potencializar elementos positivos e diminuir ou mesmo evitar os elementos negativos, o SWOT por exemplo, é um método extremamente eficaz para este objetivo. Veja onde este método pode ser utilizado:

  • faça determinação de estratégias;

  • deixe estabelecido um plano tático para ações;

  • determine economia para tempo e espaço;

  • leve em consideração os movimentos de sua concorrência;

  • procure medir forças e fraquezas empresariais;

  • tenha acompanhamento de oportunidades e ameaças externas;

  • crie motivação e cooperação;

  • estabeleça foco nos resultados. 

O SWOT é composto somente por dois níveis que são análise interna e externa, a primeira se refere à rotina geral do dia a dia de uma empresa e a segunda são os elementos de fora da organização que se interagem entre si. 

Conheça com mais detalhes os níveis de diagnóstico

Para utilizar melhor uma matriz SWOT sua empresa deve procurar conhecer quais são os níveis de diagnóstico, acima, mostramos uma pequena definição, mas é importante saber com mais riqueza de detalhes pois esta ferramenta ajuda na tomada de decisão:

Perspectiva interna 

Aqui fazemos a análise dos pontos fracos e fortes, isso inclui os pontos positivos e negativos, além disso, é possível incluir também quais são os recursos que serão utilizados para conseguir alcançar tais objetivos, pode ser por exemplo, a motivação da força de trabalho ou então reputação da marca, etc. 

Perspectiva externa 

Nesta parte, temos que incluir quais são os elementos que sua empresa deve levar em consideração, para que a realização de metas e objetivos possa ser feita de maneira eficaz, tais elementos podem ser sociais, políticos, econômicos, ambientais e tecnológicos. 

Dessa forma, conseguimos obter com mais riqueza de detalhes tudo o que é necessário para ajudar nas organizações e processos dentro de uma empresa, e com isso, somos capazes de traçar metas mais realistas e que estejam de acordo com a realidade de uma empresa.

Como realizar um diagnóstico estratégico da análise?

Ao fazer o diagnóstico da análise SWOT, os gestores conseguem obter um olhar mais aprofundado sobre oportunidades e ameaças que podem afetar diretamente o dia a dia de uma empresa. Quando terminamos de realizar este diagnóstico, você pode ter um maior equilíbrio entre a estratégia interna e competitividade externa.

Se está fazendo uso do SWOT, você deve procurar entender qual a posição para onde seu negócio deve se movimentar e como sua concorrência deve ser observada, por meio dessa análise conseguimos ter uma visão geral da empresa.

Este tipo de análise possibilita encontrar oportunidades que podem ser mais rentáveis para seu negócio, com isso, podemos ter um melhor planejamento o que evita também possíveis ameaças que podem estar ao redor da empresa. 

A maior concentração sempre vai ocorrer nos pontos fortes, o que ajuda a minimizar os efeitos de nossas fraquezas, esta é uma análise que pode ser executada periodicamente, para poder fazer avaliação da competitividade do mercado. 

O método SWOT deve ter como base a realização ou revisão do seu plano de negócio, este tipo de procedimento pode eliminar a subjetividade na hora de tomar decisões importantes para a sua empresa, o que faz com que este método seja útil para o planejamento estratégico. 

O que é matriz de decisão?

Também é uma ferramenta utilizada dentro de planejamento estratégico, e que nos permite utilizar instrumentos para a avaliação e análise de riscos e oportunidades, com isso, é possível ampliar oportunidades de negócios deixando-o mais organizado e assim, reduzimos possíveis riscos que podem ocorrer.

Esta matriz pode ser utilizada, por exemplo, para melhorar a segurança de seus funcionários, para diminuir acidentes e doenças ocupacionais dentro do ambiente de trabalho, nesta situação você deve levar em conta a legislação sobre acidentes trabalhistas e também usar a ferramenta de análise de riscos. 

Quando utilizamos a matriz de decisão, conseguimos detectar quais são os itens relevantes, e assim, vamos atribuindo notas e pontos específicos para cada questão que estamos analisando. Veja alguns pontos que podem ser levantados:

  • problemas relatados que devem ser observados;

  • falhas provocadas por meio de ausência de procedimentos; 

  • não conformidades, etc. 

Podemos citar como exemplo de matriz de decisão, o balancete mensal que é um recurso muito utilizado na contabilidade, que pode fazer análises detalhadas por meio de planilhas, conseguimos com isso, saber qual a performance de negócio e também manter estabelecidos planos de ação.

Conheça a importância da matriz de decisão 

Dentro do planejamento estratégico, podemos encontrar muitas ferramentas e métodos importantes, dentre eles, vamos dar destaque para a matriz de decisão. Este método apoia os gestores em todos os processos de decisão. 

É possível realizar rápidas análises, utilizando critérios que podem ampliar nossa visão, para que a mesma possa ser coerente e proporcione várias alternativas. Temos que lembrar que o uso da matriz de decisão não deve ser exclusivo, pois este método é apenas um guia que facilita a avaliação e controle.

A matriz de decisão também pode detectar pontos fortes e fracos, para ajudar em seu processo de escolha, afinal, são diversas ferramentas e métodos cabe ao mentor ou coaching que está te orientando escolher qual o melhor modelo para sua empresa.

Gestão de processos e soluções digitais 

As agências de marketing digital sabem da importância que tem uma boa gestão de processos, por isso, os CRMs estão cada vez mais modernos e integrados, para permitir uma melhor experiência entre seus colaboradores e clientes. 

Um sistema como a SharpSpring, por exemplo, vai muito além de ser um simples construtor de sites, este também é um CRM, que facilita o trabalho de organização e processos, se sua agência tem inúmeros clientes, então você deve conhecer este sistema. 

Apesar de ser relativamente novo, foi criado em 2013, possui recursos extremamente atuais e práticos de utilizar, permite realizar gestão de processos para que sua empresa possa funcionar com maior fluidez e você gestor pode ter foco para outras áreas de sua empresa, como gestão de pessoas e setor financeiro. 

Atualmente, o mercado digital é muito complexo e que por isso, pode acabar apresentando problemas no decorrer do caminho, um dos principais segmentos que podem ter falhas é o de inbound marketing, quando não for bem planejado e mensurado. 

A gestão de processos está incluída no gerenciamento de projetos, e que faz parte da rotina das agências de marketing digital atuais, estas agências também são treinadas e capacitadas para fazer o mapeamento e gerenciamento de processos. 

Se o seu processo se encontra bem definido, este pode auxiliar na qualificação de ofertas de serviços, assim, sua agência tem tempo para focar no que realmente representa maior importância, os seus clientes e seus resultados.

Como nossa equipe pode ajudá-lo(a)? 

Nós lidamos com organização e processos diariamente, pois temos diversos clientes dos mais variados segmentos, sabemos que há uma diferença entre gestão de processos e gestão por processos, trabalhamos com um dos melhores sistemas do mercado, com diversos relatórios e com ótima avaliação.

Nosso time está em constante treinamento para poder oferecer a você cliente um dos melhores suportes do Brasil, temos certificações atuais em marketing digital e desenvolvimento de websites, como o Wordpress e Webflow, por exemplo. Nossa missão é levar qualidade, compromisso, e foco em resultados. 

Nossa equipe está à sua disposição para esclarecer qualquer dúvida que ainda tenha permanecido sobre organização e processos, lembre-se que este é um processo contínuo e que os resultados podem ser de curto, médio e longo prazo de acordo com os objetivos que você estabeleceu para sua empresa. 

Entendemos todos os processos que envolvem o mercado atual de marketing digital, e temos uma ampla experiência, pois você pode consultar nossos cases de sucesso direto em nosso portfólio, se preferir podemos mostrar outros casos interessantes na reunião que você deixar agendado. 

Temos especialização também em criação de sites, nosso construtor é prático e funciona no sistema de arrastar e soltar, qualquer pessoa mesmo que não tenha conhecimento técnico pode utilizar este construtor e proporcionar boa experiência aos usuários que visitam seu site. 

Siga todos os procedimentos que recomendamos neste guia, e deixe o website da sua empresa com layout moderno e atual, não se esqueça de criar bons conteúdos e interagir com os clientes em seu site e em suas redes sociais. 

Conclusão

Se deseja saber mais sobre como funciona a organização e processos dentro de uma empresa, agende uma conversa com nossa equipe para que possamos explicar melhor todo o passo a passo da implantação, uso de CRM e acompanhamento. Temos experiência com empresas de diversos segmentos e um suporte devidamente treinado e capacitado.