Dicas para redigir um e-mail com mais qualidade

Conforme pode ser visto no post com o título de “Assinatura de E-mail: importância e dicas”, o já “velho” sistema de Correio eletrônico ainda é a ferramenta mais importante para aqueles que o utilizam no universo corporativo. Neste post iremos ajudá-los a redigir um e-mail com mais qualidade, continue lendo!

Uma pesquisa do Pew Research Center constatou que 61% dos profissionais entrevistados disseram ser o e-mail “muito importante” para seu trabalho; e, pasmem!, apenas 4% fizeram referências às mídias sociais, todas tão incensadas na atualidade.

Assim, é interessante conhecer algumas dicas para se redigir um e-mail com mais qualidade e, com isto, obter melhores resultados, tanto em termos de ser compreendido por aquele que as lê quanto pelas respostas e soluções esperadas por você.

Vamos lá:

1. Padronize o visual

   Prepare a ferramenta de redação para usar sempre a mesma fonte. Se estiver usando o Gmail, é só ir em Configurações, Geral e Estilo de Texto Padrão.

   Lá, escolha a fonte e marque o tamanho grande. Acho uma tremenda falta de educação enviar um texto escrito num corpo que, para ser lido, precisa de lente de aumento.

   Se alguém vier com a velha história de que letra grande é sinônimo de estar gritando, rebata dizendo que este é um preconceito do tempo da Internet da pedra lascada.

   Isto até pode ser válido se usar somente maiúsculas, em caixa alta. Aliás, nunca produza textos desta forma. Desde criança, lemos em minúsculas, ou em caixa baixa.

2. Use linguagem direta

   Seja curto e claro. Não fique, como se diz popularmente, enchendo linguiça.

   Aqui, vai um bom conselho de um dos melhores redatores que nossa história já conheceu: o primeiro-ministro da Grã Bretanha, Winston Churchill: “Das palavras, as mais simples; das mais simples, a menor.”

3. Diga o que quer no primeiro parágrafo

   Inicie o texto dizendo logo o que deseja. Depois, explique porque quer aquilo.

   Organize as razões da de maior importância para a de menor importância e faça um parágrafo para cada uma, naquela mesma sequência.

4. Prefira frases curtas

   Este é o melhor caminho para não cometer erros. Em sentenças longas, é muito fácil começar com uma ideia e terminar com outra, que nada tem a ver com a primeira.

5. Monte parágrafos pequenos

   O ideal está em parágrafos com três linhas, três linhas e meia. E separe um dos outros por uma linha em branco.

6. Abuse da riqueza de vocabulário

   Evite repetir demais alguns termos. Busque seus sinônimos e substitua.

7. Revise, revise, revise…

   Antes de enviar, revise o conteúdo. Use os algoritmos das ferramentas digitais e, é claro!, uma ou mais leituras o mais atentas possível.

Ah! Em tempo: se quiser ver o relatório do Pew Research Center citado lá no início deste texto, acesse o link abaixo:

http://www.pewinternet.org/2014/12/30/technologys-impact-on-workers/

Texto produzido por João Zuccaratto, redator e revisor de conteúdos para Web.

Ainda ficou com dúvida em como redigir e-mail? Deixe seu comentário, nós podemos te ajudar.