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5 dicas de otimização de tempo para gerenciar melhor seu negócio próprio

5 dicas de otimização de tempo para gerenciar melhor seu negócio próprio

Aumentar a produtividade é o sonho de todo gestor quando ele pensa sobre as perspectivas para seu negócio. O que nem sempre fica clara é a necessidade de otimização de tempo para que a empresa possa ser realmente produtiva, com foco e cumprindo o planejado, não deixando para amanhã as possibilidades de melhoria na gestão.

Para que o tempo esteja a favor da rotina produtiva é preciso ficar atento, pois muitas tarefas são executadas sob pontos de vista excessivamente burocráticos, que tornam todos os processos mais lentos em um ciclo vicioso.

No post de hoje, trouxemos 5 dicas que ajudarão você a gerenciar melhor o seu negócio próprio por meio da otimização do tempo. Acompanhe!

1. Listar as tarefas

Um primeiro passo para uma cultura organizacional mais transparente são as listas de tarefas. Operacionalizar as rotinas da empresa faz ver onde o tempo está sendo empregado de forma satisfatória e onde ajustes precisam ser feitos para não haver desperdício.

Listas podem abranger períodos diferentes, com detalhes da semana ou do mês de trabalho. Podem conter dados de cada tarefa em ordem de urgência, mas o importante é o que está escrito ser realmente feito, evitando problemas de tempo mal distribuído.

2. Usar arquivos de follow-up

Para garantir que os prazos de entrega de produto ou de serviço sejam cumpridos, podem ser criadas pastas de arquivos digitais que ajudem a lembrar os compromissos com cada cliente. As atividades diárias ficam, assim, mais bem distribuídas e não há desencontro de informações.

Além do mais, esses arquivos servem como um complemento às agendas no reforço para a produtividade ser mantida. Seja digital ou analogicamente, é preciso conceber uma ordem para a realização das pendências internas.

3. Diminuir a quantidade de reuniões

Para muitos profissionais, a hora da reunião é mais um momento de longas discussões do que de decisões sendo tomadas. As reuniões precisam de estratégias e claras para durarem menos e produzirem ação a curto prazo. Caso contrário, serão vistas como perda de tempo no horário de trabalho.

4. Definir prioridades

Com um universo crescente de aparelhos eletrônicos à sua disposição, a tentação de realizar várias tarefas ao mesmo tempo pode parecer uma opção viável. Porém, o melhor é definir as prioridades e focar na realização de cada atividade com total dedicação, indo das mais urgentes até as de segundo e terceiro planos.

O uso disciplinado dos recursos pode promover uma larga vantagem de tempo e a certeza de que tudo está sendo realizado com atenção. Afinal, responder e-mails, atender telefonemas e produzir relatórios são tarefas que serão mais bem-sucedidas de forma desmembrada.

5. Entender por onde escoa seu tempo

Muitos profissionais veem seu dia de trabalho passar sem saber no que empenharam tanto tempo. Costumam gastar muitas horas para tarefas que poderiam ser agilizadas e adiam as que são importantes. Com o possível acúmulo de funções, as atividades que não eram prioritárias tornam-se urgentes, comprometendo ainda mais sua agenda diária.

Por isso, é importante conhecer os gargalos no uso das horas de trabalho, a fim de saber em quais atividades dedicar mais atenção e quais são aquelas que já está na hora de delegar para os colaboradores, para se ter uma otimização de tempo mais inteligente e produtiva.

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