Automação de vendas: o que precisamos saber antes de implementar?

Automação de vendas: o que precisamos saber antes de implementar?
Automação de vendas: o que precisamos saber antes de implementar?

Em regra, a principal função de uma equipe de vendas é vender. Para tal, é importante que ela acesse as melhores ferramentas e facilidades, gerando resultados positivos para a empresa. Porém, ainda que pareça óbvio, muitos gestores não investem em inovação ao lidar com o setor.

Por consequência, tarefas repetitivas, como o preenchimento de planilhas e a organização manual dos dados de potenciais clientes, ficam no caminho das boas vendas. A verdade é que todos esses processos podem ser otimizados por um bom software de automação de vendas, conhecido como CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente).

É fundamental, hoje em dia, que as empresas encontrem maneiras de automatizar processos para se manterem competitivas no mercado. Dessa forma, conhecer essa ferramenta pode mudar os rumos e os resultados do setor de vendas e, consequentemente, da organização.

Acompanhe o conteúdo e saiba mais!

O que é a automação de vendas?

Em teoria, essa inovação diz respeito a um conjunto de processos e estratégias tecnológicas que aumentam a eficiência das vendas. Na prática, trata-se de sistemas e softwares, como o CRM, que automatizam determinadas tarefas e, assim, desafogam a equipe, que passa a focar no que realmente importa: fechar negócios com os clientes.

Desse modo, automatizar as vendas significa otimizar a atuação do colaborador. Para entender melhor a prática, tomemos dois exemplos:

Venda não automatizada

Pense em uma venda tradicional. Nela, é comum que o vendedor, primeiramente, converse com o interessado e tire todas as suas dúvidas. Em seguida, que receba a resposta de que o cliente precisará de tempo para pensar na proposta. E, então, que, após esperar alguns dias, retome o contato e descubra que o cliente desistiu da compra.

Independentemente do motivo por trás da desistência, é certo que o tempo do vendedor poderia ser otimizado, não é verdade? Imagine, em um cenário ideal, que ele pudesse contatar apenas os leads realmente qualificados, ou seja, aqueles com o maior potencial de fechar negócio. Bem, com a automação de vendas isso se torna mais fácil.

Venda automatizada

Visualize o mesmo exemplo, mas agora contando com a automação de vendas: o lead obtém as informações primárias sobre a proposta pelo site da empresa. Ao interessar-se por ela, deixa seu e-mail para receber as novidades da newsletter. Com o passar do tempo, seu interesse vai crescendo, e ele visita cada vez mais o site.

Durante esse processo, a ferramenta de automação de vendas estará em pleno funcionamento. Ela monitorará as visitas do lead, atribuindo uma espécie de pontuação a ele de acordo com o interesse demonstrado. Ao atingir uma determinada quantidade de pontos, a ferramenta disparará um sinal ao time de vendas.

Ao recebê-lo, os profissionais saberão que é hora de agir, de sorte que eles contatarão um lead que já está altamente engajado com a proposta da empresa, o que aumenta as chances de fechar a venda.

Entende a importância de conhecer a ferramenta? Além do exemplo citado, a automação de vendas automatiza diversas outras operações envolvidas na jornada dos funcionários, como:

  • relacionamento com clientes;
  • envio de propostas e orçamentos;
  • organização das tarefas, evitando esquecimentos;
  • acesso aos históricos dos clientes;
  • consulta a dados comuns no dia a dia do profissional;
  • hospedagem de dados e arquivos na nuvem;
  • estruturação do funil de vendas;
  • follow-up;
  • geração de relatórios etc.

Ao eliminar a necessidade de realizar tais tarefas manualmente, reduz-se também o erro humano. Assim, minimizam-se os retrabalhos e aumenta-se a produtividade. No mais, é possível perceber grandes melhorias no desempenho e na gestão de tempo dos profissionais de venda, que entregam resultados cada vez melhores à empresa.

Como a automatização é realizada?

Apesar de parecer uma tarefa simples, em virtude de valer-se da tecnologia, a automação de vendas só se torna factível por meio de uma boa ferramenta, isto é, de um sistema eficiente, intuitivo e fácil de usar. Logo, é importante buscar por softwares completos e alinhados às necessidades do time de vendas.

Em tese, quanto mais funções uma ferramenta oferta, maiores as chances de ela desafogar a equipe e estimulá-la a focar no fechamento das vendas. Contudo, de nada adianta contar com centenas de funcionalidades se ela não opera de forma satisfatória ou é difícil de usar.

Sendo assim, a verdadeira automação de vendas será realizada junto a uma ferramenta que seja útil aos profissionais. Em vista disso, é recomendado incluí-los na decisão a respeito da aquisição de determinado software. Muitos ofertam um período de testes, e usá-los na rotina do escritório pode facilitar a escolha. Não tenha medo de experimentar; o melhor feedback em relação ao CRM escolhido será, certamente, aquele dado pelos colaboradores.

Ainda que cada time prefira um tipo de ferramenta, separamos algumas funções que geralmente estão contidas em softwares de automação. Ao conhecê-las, a tomada de decisão poderá ficar mais simples. Confira!

Sistema de lead scoring (pontuação de leads)

É comum encontrar ferramentas que fixem os critérios usados pela empresa para uma boa oportunidade de vendas. Dessa maneira, após uma reunião com a equipe, os profissionais podem definir em qual momento os leads encontram-se preparados para receber uma ligação ou um contato direto, e, então, atribuir uma nota a esse passo, bem como aos demais momentos envolvidos na relação.

A escala pode ir, por exemplo, de 1 a 5. O 1 indicaria a visita ao site, blog ou rede social. Já o 2, a interação com algum call to action (CTA) contido na página, como deixar o e-mail para receber a newsletter, baixar um material ou preencher o formulário. O 3 agruparia os leads que voltam a interagir frequentemente com a página. Por sua vez, o 4 já dispararia uma mensagem ao time de vendas, para que entrem em contato. Por fim, o 5 seria o lead convertido.

Percebe como o sistema, que geralmente pode ser customizado, faz toda diferença na produtividade do time? Sem pontuações que ajudam a organizar o funil de vendas, ele ficaria permanentemente preso no exemplo não automatizado e, com isso, desperdiçaria recursos.

Painel de personalização

Ainda que a automação de vendas seja uma grande aliada, é certo que cada cliente tem uma demanda. Portanto, não é recomendado conversar da mesma maneira com todos. Isso gera a impressão de robotização da comunicação, que vai na direção contrária ao que o consumidor atual busca. Afinal, “personalização” é a palavra-chave do momento.

Porém, isso não implica, necessariamente, aposentar a ferramenta, pois bons softwares contam com a possibilidade de customização. Dessa forma, é simples garantir que cada um dos seus grupos de clientes receba uma mensagem inicial alinhada ao seu perfil. Em seguida, o próprio CRM disparará um lembrete, avisando o vendedor de que é hora de entrar com o contato humano.

Sistema de alertas

Além do alerta citado acima, um software de qualidade também enviará alertas para notificar que:

  • reuniões importantes estão prestes a começar;
  • um novo lead atingiu a pontuação necessária para receber a ligação;
  • o lead caminhou no funil;
  • há uma dúvida ou reclamação pendente;
  • uma tarefa subiu ou desceu na lista de prioridades;
  • o prazo de uma atividade está prestes a expirar, entre outros.

Em outras palavras, a tecnologia ampara o bom desempenho da equipe de vendas. No entanto, é preciso programá-la da forma correta.

A boa notícia é que isso precisará ser feito apenas uma vez. Mas com o tempo, possíveis alterações poderão ser realizadas, permitindo que a ferramenta se adeque às demandas mutáveis dos colaboradores.

Tratamento de dados

O futuro é data-driven (orientado por dados, em português). Com consumidores em busca de cada vez mais personalização, é importante que as empresas conheçam as dores específicas de seu público. Assim, conseguem entregar soluções customizadas e que garantem satisfação.

Vamos a um exemplo que demonstra a relevância de tratar dados corretamente: imagine que um cliente deseja abrir uma conta em um banco. Ao realizar uma pesquisa, ele se depara com diferentes pacotes de serviços. O do banco 1 até parece interessante, mas exige o pagamento de taxas por soluções que ele não pretende utilizar. Por outro lado, o banco 2 oferece alternativas similares às do banco 1, mas abre espaço para que ele exclua do pacote os produtos que não lhe são necessários — tudo, claro, sem taxas extras.

Qual instituição você julga que ele preferirá? Provavelmente, a segunda. Contudo, é importante ter atenção: o motivo pelo qual o banco 2 percebeu que perderia clientes se buscasse obrigá-los a adquirir um serviço extra é, possivelmente, o uso de dados — ele buscou conhecer o seu público por meio de pesquisas e da coleta de feedbacks, entendendo o que o cliente espera ou não de um banco, o que facilitou a customização da proposta.

O software de vendas ideal faz algo semelhante. Ele entrega dados preciosos sobre o comportamento dos clientes à equipe. Em consequência, o time entra em contato com os leads qualificados com muito mais direcionamento, mostrando que a proposta é verdadeiramente relevante para suas dores.

Além disso, são gerados relatórios úteis à compreensão do panorama das vendas da empresa e à apresentação de resultados à liderança, o que agiliza e organiza o trabalho.

Quais são as diferenças entre automação de vendas e automação de marketing?

Apesar dos conceitos se cruzarem, eles são bem diferentes. Os softwares voltados ao marketing lidam com tarefas prévias à geração de leads. Com isso, buscam aumentar a captação de potenciais leads, encaminhando-os ao setor de vendas que, então, entra em cena, trabalhando para gerir esses relacionamentos o melhor possível e fechar o negócio.

Em poucas palavras, a automação de marketing ajuda os marqueteiros em questões como:

  • criação facilitada de páginas e formulários que captam leads;
  • gestão de mídias sociais, garantindo que as redes usadas tragam resultados alinhados às expectativas;
  • criação e disparo de e-mail marketing, visando a uma boa relação com os prospects (potenciais clientes);
  • gerenciamento automático da base de contatos, ofertando conteúdos relevantes e educativos, e promoção de ofertas;
  • monitoramento de resultados, facilitando a compreensão do que deve ser mudado ou mantido.

Percebe como os sistemas automatizados voltados ao marketing digital focam a prospecção e o fortalecimento da marca aos olhos dos potenciais leads? Diversos esforços da área podem ser usados nesse momento, como a produção de conteúdo e a criação de e-books.

Já os softwares de vendas, conforme dito, buscam simplificar o fechamento das transações ao facilitar a rotina do vendedor, que consegue dedicar seus esforços à tarefa. Ante os detalhes apresentados, a aplicação da automação de marketing e a do CRM costumam caminhar juntas. Ambas são importantes, apesar de suas funções serem bastante distintas.

Quais as principais vantagens da automação de vendas?

Quem busca implementar um sistema automatizado em seu negócio não pode deixar de conhecer os benefícios dessa prática, que são vários! Verifique, a seguir.

Maiores chances de fidelizar

O propósito de um vendedor de qualidade ultrapassa o fechamento do negócio. Ainda que essa seja a função central da equipe, é preciso lembrar que estamos na era digital. O ano de 2020, inclusive, representou um recorde de novas empresas abertas, totalizando um aumento de 6,0% em relação a 2019. Mais de 3.359.700 empreendimentos foram abertos — além dos 2,6 milhões microempreendedores individuais (MEI) que surgiram.

Não é difícil perceber que os mercados tornam-se cada vez mais concorridos, certo? Sendo assim, é fundamental investir em maneiras de manter uma base de clientes convertidos. Um dos melhores atributos, nesse sentido, é a aposta em fidelização. Ao garantir que o cliente tenha uma jornada de compra inesquecível, as chances de que ele não troque sua empresa pela concorrência aumenta, independentemente de preço.

O consumidor de hoje quer valor agregado, muito além dos descontos. Dessa maneira, de nada adianta ofertar um item de baixa qualidade ao comprador. Não importa o preço. Caso ele não goste, buscará o concorrente sem pensar duas vezes.

O software de automação de vendas ajuda a fidelizar, uma vez que entrega dados de valor ao vendedor, que pode realizar um pós-venda de alto padrão. Considerando que o atual processo de vendas só é finalizado após essa etapa, é imprescindível ter as informações certas em mãos, garantindo que o consumidor volte a comprar.

Aumento da compreensão sobre as dores do lead

A fidelização é importante, claro. Mas será possível a sua adequada realização sem que se saiba tudo sobre o cliente desde o começo? É provável que não. Desse modo, o sistema automático deve ser usado logo no momento em que o lead se torna qualificado, ainda sob a supervisão do time de marketing.

A integração entre softwares torna esse processo muito mais simples. Por meio dela, os vendedores conseguem importar os dados diretamente do marketing. Dessa forma, eles entram em contato com o lead qualificado com maiores chances de se comunicar da forma certa, o que impacta o resultado — o cliente precisa sentir que a compra que fará não somente será relevante como também estará alinhada aos seus valores.

Ao saber exatamente quem é o lead, fica fácil fazer isso. Sem contar que, esses dados serão preciosos para fidelizar o consumidor no pós-venda.

Economia

Essa é a vantagem central da automação de vendas, pois impacta toda a empresa. Com o aumento da produtividade do setor de vendas, é esperado que os resultados melhorem. Além disso, a gestão de tempo é otimizada, estimulando o time a desempenhar mais em um período menor.

Por fim, a redução de custos com processos manuais faz toda a diferença no gerenciamento de recursos da companhia. Logo, é possível garantir economia em diversos pontos da jornada de trabalho dos vendedores, sem contar a minimização de erros humanos, que reduz os retrabalhos e torna as tarefas executadas muito mais eficientes.

Vantagem competitiva

Aqui está outro benefício que impacta toda a organização. Ao automatizar processos, a eficiência de todo o time interno tende a aumentar. Isso gera melhorias rápidas e que nem sempre são previstas pela concorrência. Então, é interessante aproveitar a oportunidade para superar os concorrentes e conquistar a liderança do mercado. Caso sua empresa já seja líder, a automatização poderá gerar uma grande vantagem competitiva.

Como efetivar a automação?

Finalmente, após compreender todo o planejamento necessário antes de implementar o sistema, é hora de saber como fazê-lo. Confira dicas simples que ajudam nessa tarefa!

Mapeie processos

Há quem veja a automatização como um milagre. Ou seja, acredita que sua mera implementação já é suficiente para dobrar ou, até mesmo, triplicar resultados! Mas é preciso ter calma. Apesar de ser uma ferramenta aliada da otimização de processos, ela não executa nada sozinha.

Assim, é importante mapear todas as operações em voga da empresa. Essa atitude permitirá a compreensão do panorama vivido na organização, abrindo espaço para identificar gargalos, mitigar problemas em curso e usar a tecnologia da melhor maneira possível.

Estude o público

Outro passo fundamental anterior à utilização do CRM é estudar o público-alvo. Sem compreender as dores exatas dos potenciais leads e clientes, será difícil coletar os dados certos para orientar as estratégias. Portanto, capte os padrões de consumo, entenda os desafios enfrentados no dia a dia, saiba quais soluções os clientes procuram e verifique como pode ajudar.

Em seguida, monitore a jornada de compra. É viável fazê-lo por meio do benchmarking (estudo da concorrência) ou de pesquisas próprias. O importante é entender o que precisa ser melhorado no processo, tornando-o inesquecível. Ao maximizar a boa experiência do cliente, as chances de fechar as vendas e fidelizar os consumidores aumentam.

Organize o funil de vendas

Tanto o setor de marketing quanto o de vendas se beneficiam de um funil de vendas estruturado, que permita a identificação do estágio em que o lead está, direcionando a comunicação a ele. Apesar de ser possível automatizar esse processo, é necessário que a equipe defina os critérios que levam o consumidor de uma etapa a outra. Feito isso, o sistema entregará o funil organizado às equipes.

Defina os processos de vendas em cada etapa do funil

Assim como é necessário organizar o funil, é igualmente indispensável definir os processos envolvidos em cada estágio da venda. Imagine que a equipe decidiu que, no primeiro estágio, se comunicará com os leads apenas por e-mail marketing. Para tornar esse processo mais proveitoso, poderá contar com dados que direcionem a linguagem dos e-mails, por exemplo.

Como você sabe, é possível obter esses dados por meio do CRM. Todavia, para tanto, é importante que o sistema saiba em que etapa deve tratar cada dado. Por isso, a equipe precisa estar alinhada, de modo a ajustar o sistema.

Escolha a ferramenta certa

Existem centenas, ou até mesmo milhares, de softwares de automação de vendas e de CRM disponíveis. Em vista disso, é preciso escolher o ideal para você. Não basta adotar o primeiro que aparecer, ou o mais barato. Isso porque o sistema precisa ser confiável, uma vez que lidará com dados de toda a base de leads e clientes, fora as informações internas da empresa.

Então, para proteger a privacidade e respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados, é fundamental que o software escolhido seja de alto nível. Também é essencial garantir que as funcionalidades ofertadas por ele estejam alinhadas às demandas da equipe. Caso contrário, a tecnologia não poderá exercer o que faz de melhor: otimizar o fluxo de trabalho.

Monitore os resultados

Automatizar as vendas é algo a ser feito continuamente. Os dados coletados pelo software serão a fonte ideal para você entender o que funciona e o que precisa ser melhorado na empresa, tornando a gestão data-driven. Com isso, a tomada de decisão melhora, o que impacta positivamente todo o ecossistema da companhia.

Dessa maneira, defina os indicadores a serem analisados de tempos em tempos. A própria ferramenta gerará relatórios úteis nesse sentido, permitindo que a equipe entenda, na prática, quais resultados obteve. O monitoramento também mitiga falhas antes que aconteçam e gerem problemas graves ao negócio. Então, não deixe de investir nele.

Conforme visto, automatizar as tarefas do setor de vendas tende a melhorar os retornos. Contudo, deve-se ter atenção a diversos pontos antes da implementação, os quais melhoram a efetividade da ferramenta e ajudam o setor a se organizar melhor, aproveitando todo o potencial do sistema.

Não deixe de visitar este artigo sempre que tiver dúvidas e de contar com a Via Agência Digital para ajudar você a descobrir quais atitudes precisam ser tomadas de imediato, antes da implementação. Assim, será possível aproveitar todas as vantagens apresentadas, fechar mais negócios e maximizar a efetividade da equipe!

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